MIS-এর কালেকশন থেকে অটো ভাউচার, ব্রাঞ্চ ও হেড অফিস রিকনসিলিয়েশন, লোন লস প্রভিশন, MRA, PKSF ও ডোনার রিপোর্ট, আর বছর শেষে অডিট-রেডি আর্থিক বিবরণী। সব ধরনের NGO-র জন্য একটি সম্পূর্ণ হিসাব ব্যবস্থা।
বেশিরভাগ NGO-তে লোন ও সঞ্চয়ের MIS থাকে, কিন্তু হিসাবের খাতা চলে আলাদা Excel-এ। সমস্যা শুরু হয় সেখান থেকেই।
লোন আউটস্ট্যান্ডিং ও সঞ্চয় ব্যালেন্স MIS-এ এক, লেজারে আরেক।
ফান্ড ট্রান্সফার ও ইন্টার-ব্রাঞ্চ অ্যাকাউন্ট মাস শেষে মেলে না।
বকেয়া লোনের শ্রেণিকরণ ও লোন লস প্রভিশন Excel-এ, ভুলের ঝুঁকি বেশি।
MRA, PKSF, ডোনার — প্রত্যেকের আলাদা ফরম্যাট, প্রতি মাসে নতুন করে বানাতে হয়।
বছর শেষে অডিটরের প্রশ্নের উত্তর খুঁজতে সপ্তাহ চলে যায়।
কোন খরচ কোন প্রকল্প ও কোন বাজেট লাইনের, তা আলাদা করা কঠিন।
প্রতিটি ধরনের নিয়ন্ত্রক সংস্থা, হিসাবের নিয়ম ও রিপোর্ট আলাদা। নিচে ধরন বেছে দেখুন।
লোন, সঞ্চয়, প্রভিশন থেকে ফান্ড, ব্রাঞ্চ ও বছর শেষের ক্লোজিং পর্যন্ত ১৮টি অংশ। প্রতিটির সাধারণ জার্নাল এন্ট্রিও দেখানো আছে।
সফটওয়্যার বদলাতে হবে না। আপনার বর্তমান MIS-এর প্রতিটি লেনদেন হিসাবের সঠিক খাতে যাবে।
Cr ভর্তি ফি ও পাসবই বিক্রয় আয়Dr লোন টু মেম্বার (প্রোডাক্টভিত্তিক) Cr ক্যাশ/ব্যাংকDr ক্যাশ Cr লোন প্রিন্সিপাল ও সার্ভিস চার্জ আয় (আলাদা করে)Dr লোন লস প্রভিশন / রিস্ক ফান্ড Cr লোন টু মেম্বারDr ক্যাশ Cr রাইট-অফ আদায় (অন্যান্য আয়)Dr সদস্য সঞ্চয় Cr লোন বকেয়া / ক্যাশMIS থেকে Excel/CSV এক্সপোর্ট বা API দিয়ে ডেটা আনা হবে। কোন খাত কোন হিসাবে যাবে, তা প্রথম মাসেই লিখিত ম্যাপিংয়ে চূড়ান্ত হবে।
প্রতি মাসে হিসাব ও MIS মিলিয়ে এই সূচকগুলো তৈরি হবে, ব্রাঞ্চভিত্তিক তুলনাসহ।
উদাহরণ সংখ্যা। আসল রিপোর্টে আপনার প্রতিষ্ঠানের তথ্য থাকবে।
সব কাজ আমরা করি, অথবা সফটওয়্যার দিয়ে আপনার টিমকে দাঁড় করিয়ে দিই, অথবা দুটো মিলিয়ে।
যাদের অভিজ্ঞ হিসাবরক্ষক নেই বা কম
যাদের নিজস্ব হিসাব বিভাগ আছে
দৈনিক কাজ আপনার, জটিল কাজ আমাদের
একই সিস্টেমে মাইক্রোফাইন্যান্স, প্রকল্প, ডোনার ফান্ড ও একাধিক ব্রাঞ্চ: যা দরকার শুধু সেটুকু চালু হবে।
সময়সীমা সাধারণ হিসাব: ব্রাঞ্চের সংখ্যা ও আগের রেকর্ডের অবস্থা দেখে লিখিতভাবে চূড়ান্ত হবে।
বর্তমান খাতা, MIS রিপোর্ট, ব্যাংক স্টেটমেন্ট, আগের অডিট রিপোর্ট ও অডিটরের মন্তব্য পর্যালোচনা। MIS ও হিসাবের পার্থক্য খুঁজে বের করা।
চার্ট অব অ্যাকাউন্টস (MRA/ডোনার ফরম্যাটে ম্যাপ করা), ব্রাঞ্চ ও প্রকল্প কোড, পোর্টফোলিও ও সঞ্চয় ব্যালান্স মিলিয়ে ওপেনিং ব্যালান্স।
MIS-এর লেনদেন থেকে অটো ভাউচারের ম্যাপিং, এক মাস পুরনো পদ্ধতির পাশাপাশি চালিয়ে দুটো মেলানো, কর্মীদের ট্রেনিং।
ভাউচার, রিকনসিলিয়েশন, অ্যাক্রুয়াল ও প্রভিশন, মান্থ-এন্ড ক্লোজিং, MRA/PKSF/ডোনার রিপোর্ট এবং ম্যানেজমেন্ট ড্যাশবোর্ড।
ইয়ার-এন্ড ক্লোজিং, উদ্বৃত্ত বণ্টন ও তহবিল স্থানান্তর, আর্থিক বিবরণী ও নোট, অডিটরের চাওয়া কাগজপত্রের তালিকা (PBC) এবং কোয়েরির উত্তর।
না। লোন ও সঞ্চয়ের MIS যেমন আছে থাকবে। আমরা তার রিপোর্ট বা এক্সপোর্ট থেকে হিসাব তৈরি করব। চাইলে পরে আমাদের সফটওয়্যারের সাথে সরাসরি সংযোগ করা যায়।
হ্যাঁ। একই হিসাব ব্যবস্থায় মাইক্রোফাইন্যান্স কার্যক্রম ও প্রতিটি প্রকল্প আলাদা কস্ট সেন্টার ও ফান্ড হিসেবে চলবে। একত্রিত বিবরণী ও প্রকল্পভিত্তিক রিপোর্ট দুটোই পাবেন।
নিয়ন্ত্রক সংস্থার নতুন সার্কুলার ও ফরম্যাট অনুযায়ী চার্ট অব অ্যাকাউন্টস ও রিপোর্ট হালনাগাদ করা আমাদের নিয়মিত কাজের অংশ। প্রতিটি পরিবর্তন লিখিতভাবে জানানো হবে।
যাবে। প্রথম ধাপের হেলথ চেকে আগের রেকর্ডের অবস্থা দেখে প্রয়োজনীয় সংশোধন ও ব্যাকলগ শেষ করার পরিকল্পনা লিখিতভাবে দেওয়া হবে।
ব্রাঞ্চ ও সদস্যের সংখ্যা, প্রকল্প ও ডোনারের সংখ্যা, মাসিক লেনদেন, কোন কোন রিপোর্ট লাগবে এবং কোন মডেলে কাজ হবে তার উপর। হেলথ চেকের পর লিখিত, লাইন-বাই-লাইন কোটেশন দেওয়া হয়।
কাজ শুরুর আগে লিখিত গোপনীয়তা চুক্তি (NDA) হবে। ডেটা আপনার নিয়ন্ত্রণে থাকবে, ভূমিকাভিত্তিক অ্যাক্সেস থাকবে, এবং চুক্তি শেষে সব ডেটা আপনাকে হস্তান্তর করা হবে।
ব্রাঞ্চের সংখ্যা, MIS ও বর্তমান হিসাবের অবস্থা জানালে আমরা কাজের পরিকল্পনা ও লিখিত কোটেশন পাঠাব।