ফিজিক্যাল ইনভেন্টরি কাউন্ট হলো বছর শেষে গুদাম আর কারখানার প্রতিটা আইটেম গুনে বইয়ের স্টকের সাথে মেলানো। আমরা কাউন্টের পরিকল্পনা করি, প্রশিক্ষিত দল দিই, স্ক্যান করে গুনি, তারপর আইটেমভিত্তিক শর্ট-এক্সেসের রিপোর্ট আর অ্যাডজাস্টমেন্ট এন্ট্রির খসড়া দিই, যা অডিটরের কাছে প্রমাণ হিসেবে যায়।
আমাদের টিম একটা বড় টেক্সটাইল কারখানার বছর শেষের কাউন্ট করেছে: কাউন্ট প্রোগ্রাম, দল ভাগ, ঘণ্টাভিত্তিক সময়সূচি আর চূড়ান্ত ফিজিক্যাল ইনভেন্টরি রিপোর্ট। একটা অটোমোবাইল কোম্পানি আর একটা খাদ্য কোম্পানির কাউন্টেও কাজ করেছে।
এসব কাজে একটা জিনিস বারবার দেখা গেছে: কাউন্টে শর্ট বা এক্সেস পাওয়া যায়, কিন্তু বইয়ে সেটা অ্যাডজাস্ট হয় না। পরের বছর অডিটে আবার সেই ফাইন্ডিং আসে।
এই পাতায় যা আছে
কাউন্টের আগে পরিকল্পনা
- কাট-অফ ঠিক করা: কাউন্টের সময় মাল ঢোকা-বের হওয়া বন্ধ, শেষ চালান আর শেষ ইস্যুর নম্বর লিখে রাখা
- গুদাম আর ফ্লোরকে জোনে ভাগ করা, প্রতিটা জোনে দুজনের দল: একজন গোনে, একজন লেখে বা স্ক্যান করে
- আইটেম তালিকা আর একক (কেজি, পিস, রোল, কার্টন) আগে থেকে মিলিয়ে রাখা
- WIP-এর জন্য আলাদা নিয়ম: কোন ধাপে কত শতাংশ সম্পন্ন ধরা হবে
- অচল, মেয়াদোত্তীর্ণ বা নষ্ট মাল আলাদা চিহ্নিত করা
কাউন্টের পরে যা পাবেন
| রিপোর্ট | কী থাকে |
|---|---|
| আইটেমভিত্তিক কাউন্ট শিট | জোন, আইটেম, একক, গোনা পরিমাণ, কে গুনেছে, সময় |
| ভ্যারিয়েন্স রিপোর্ট | বইয়ের পরিমাণ, গোনা পরিমাণ, শর্ট/এক্সেস পরিমাণ আর মূল্য, শ্রেণি অনুযায়ী (কাঁচামাল, প্যাকিং, স্পেয়ার, WIP, ফিনিশড গুডস) |
| অচল ও নষ্ট মালের তালিকা | রাইট-ডাউনের প্রস্তাবসহ |
| অ্যাডজাস্টমেন্ট জার্নালের খসড়া | ম্যানেজমেন্টের অনুমোদনের পর বইয়ে তোলার জন্য |
| ক্যাশ কাউন্ট শিট (চাইলে) | একই দিনে হাতে নগদ গণনা |
কাজটা আমাদের দিয়ে করাতে চান?
হোয়াটসঅ্যাপে আপনার অবস্থা জানান, কী লাগবে আর কত দিন লাগবে পরিষ্কার করে বলে দেব।
কাগজের শিট নয়, স্ক্যান করে কাউন্ট
কাগজের কাউন্ট শিটে সবচেয়ে বেশি সময় যায় পরদিন সেগুলো টাইপ করে বইয়ের সাথে মেলাতে। আমাদের কাউন্ট অ্যাপে প্রতিটা দল ফোনে আইটেমের বারকোড বা QR স্ক্যান করে পরিমাণ লেখে। সব দলের ডেটা সাথে সাথে এক জায়গায় জমা হয়, তাই কাউন্ট শেষ হওয়ার আগেই বড় অমিলগুলো দেখা যায় আর আবার গোনা যায়।
আপনার কাছ থেকে যা লাগবে
- কাউন্টের তারিখের বইয়ের স্টক রিপোর্ট (আইটেমভিত্তিক, পরিমাণ ও মূল্যসহ)
- গুদাম ও ফ্লোরের নকশা বা জোনের তালিকা
- প্রতিটা গুদামের স্টোর কিপার, যিনি আইটেম চেনেন
- কাট-অফের দিন মাল চলাচল বন্ধ রাখার অনুমোদন
কাজের ধাপ
- পরিকল্পনা সভাতারিখ, কাট-অফ, জোন, দল আর আইটেম তালিকা ঠিক করা। দরকার হলে আপনার অডিটরকে পর্যবেক্ষক হিসেবে জানানো।
- দল প্রশিক্ষণকাউন্টের আগের দিন দলের এক ঘণ্টার প্রশিক্ষণ: কীভাবে গুনবে, কীভাবে স্ক্যান করবে, অচল মাল কীভাবে চিহ্নিত করবে।
- কাউন্টজোন ধরে ধরে গণনা, সাথে সাথে বড় অমিলের জায়গায় দ্বিতীয়বার গণনা।
- মেলানোকাট-অফ ধরে বইয়ের সাথে মিলিয়ে আইটেম আর শ্রেণিভিত্তিক ভ্যারিয়েন্স।
- রিপোর্টচূড়ান্ত রিপোর্ট আর অ্যাডজাস্টমেন্টের খসড়া ম্যানেজমেন্ট আর অডিটরের কাছে।
সাধারণ প্রশ্নোত্তর
কাউন্ট কি এক দিনে শেষ করা সম্ভব?
বেশিরভাগ কারখানায় এক দিন বা এক রাতে সম্ভব, যদি পরিকল্পনা আগে থেকে হয় আর দল যথেষ্ট থাকে। খুব বড় গুদামে জোন ভাগ করে একাধিক দিনে করি, তখন প্রতিটা জোনের কাট-অফ আলাদা ধরা হয়।
কাউন্টের দল কি আপনারা দেবেন?
দেব, আর সাথে আপনার স্টোরের লোকজন থাকবেন যারা আইটেম চেনেন। আমাদের দল গোনা আর রেকর্ড করার কাজ করে, আপনার লোক আইটেম চিনিয়ে দেন।
অডিটর কি এই কাউন্ট মানবেন?
অডিটর সাধারণত কাউন্ট পর্যবেক্ষণ করেন আর নমুনা ধরে নিজে গোনেন। আমাদের পরিকল্পনা, কাট-অফের রেকর্ড আর কাউন্ট শিট অডিটরের কাজ সহজ করে। পরিকল্পনার সময়ই অডিটরকে জানিয়ে রাখতে বলি।
শুধু ক্যাশ কাউন্টও করেন?
করি। বছর শেষে বা হঠাৎ পরিদর্শনে হাতে নগদ গণনা, নোট-কয়েনভিত্তিক ক্যাশ কাউন্টিং ফর্মে।
আপনার হিসাবের কাজ নিয়ে কথা বলুন
প্রথম আলাপ ফ্রি। কাজ শুরুর আগে লিখিত দাম ও সময় পাবেন।
সম্পর্কিত পাতা
ইনভেন্টরি কাউন্ট অ্যাপ
ফোনে স্ক্যান করে গণনা, লাইভ ভ্যারিয়েন্স, দ্বিতীয় গণনা আর অ্যাডজাস্টমেন্টের খসড়া।
বড় কোম্পানিফিক্সড অ্যাসেট রেজিস্টার ও ফিজিক্যাল ভেরিফিকেশন
রেজিস্টার তৈরি, QR ট্যাগিং, বছর শেষের ভেরিফিকেশন আর ডেপ্রিসিয়েশন শিডিউল।
সার্ভিসঅডিটের প্রস্তুতি ও অডিট কো-অর্ডিনেশন
ট্রায়াল ব্যালেন্স পরিষ্কার, রিকনসিলিয়েশন, কনফার্মেশন, শিডিউল আর অডিটরের সব কাগজ।
বড় কোম্পানিগ্রুপের একাধিক কোম্পানির ফাইনাল একাউন্টস
প্রতিটা কোম্পানির আর্থিক বিবরণী, নোটস, শিডিউল আর ডেফার্ড ট্যাক্স এক ফরম্যাটে।
লিখেছে ইওএমএস হিসাব অ্যাকাউন্টস টিম। সর্বশেষ পর্যালোচনা: । আইন, অর্থ আইন, SRO আর সার্কুলারে নিয়ম বদলায়। এখানে দেওয়া হার ও সীমা কাজে লাগানোর আগে সর্বশেষ সরকারি সূত্র মিলিয়ে নিন।