ফিক্সড অ্যাসেট ভেরিফিকেশন মানে বইয়ের রেজিস্টারে থাকা প্রতিটা এসেট আসলে আছে কিনা, কোথায় আছে আর কী অবস্থায় আছে তা সরেজমিনে মিলিয়ে দেখা। আমরা রেজিস্টার তৈরি বা ঠিক করি, প্রতিটা এসেটে QR ট্যাগ লাগাই, ফোনে স্ক্যান করে ভেরিফাই করি, আর শেষে পাওয়া-না-পাওয়ার রিপোর্ট ও ডেপ্রিসিয়েশন শিডিউল দিই।
বেশিরভাগ কোম্পানিতে ফিক্সড অ্যাসেটের হিসাব থাকে শুধু অঙ্কে: শ্রেণিভিত্তিক মোট ক্রয়মূল্য আর ডেপ্রিসিয়েশন। কোন এসেট কোথায় আছে, কে ব্যবহার করে, কার কাছ থেকে কেনা, এই তথ্য কোথাও এক জায়গায় থাকে না। অডিটে তখন মন্তব্য আসে যে রেজিস্টার ঠিকমতো রাখা হয়নি, তাই এসেটের অস্তিত্ব নিশ্চিত করা যায়নি।
আমাদের টিম একটা খাদ্য গ্রুপের অডিটে ঠিক এই ফাইন্ডিং লিখেছে, আর একাধিক ম্যানুফ্যাকচারিং ইউনিটের অ্যাডিশন ব্রেকআপ মিলিয়ে নতুন করে শিডিউল বানিয়েছে। নিচের প্রক্রিয়াটা সেই অভিজ্ঞতা থেকে।
এই পাতায় যা আছে
একটা ভালো ফিক্সড অ্যাসেট রেজিস্টারে যা থাকে
| তথ্য | কেন দরকার |
|---|---|
| ট্যাগ নম্বর | প্রতিটা এসেট আলাদা করে চেনা আর স্ক্যান করার জন্য |
| নাম, মডেল, সিরিয়াল নম্বর | একই রকম দুটো মেশিন আলাদা করতে |
| শ্রেণি (মেশিনারি, যানবাহন, ফার্নিচার…) | ডেপ্রিসিয়েশন হার আর আর্থিক বিবরণীর নোটের জন্য |
| জায়গা ও ইউনিট, দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যক্তি | ভেরিফিকেশনে খুঁজে পাওয়া আর দায় ঠিক করার জন্য |
| সরবরাহকারী, চালান নম্বর, ক্রয়ের তারিখ | ক্রয়ের প্রমাণ আর উৎসে কর-ভ্যাট যাচাইয়ের জন্য |
| ক্রয়মূল্য, হার, পদ্ধতি, জমা ডেপ্রিসিয়েশন, লিখিত মূল্য | বইয়ের মূল্য আর ট্যাক্স রেজিস্টারের জন্য |
| শেষ ভেরিফিকেশনের তারিখ ও ফল | পরের অডিটে প্রমাণ হিসেবে |
ভেরিফিকেশনে আমরা যা খুঁজে বের করি
- বইয়ে আছে কিন্তু খুঁজে পাওয়া যায়নি: চুরি, বিক্রি বা বাতিল হয়েছে কিন্তু বই থেকে বাদ পড়েনি
- খুঁজে পাওয়া গেছে কিন্তু বইয়ে নেই: খরচ হিসেবে লেখা হয়েছিল, বা অন্য ইউনিট থেকে এসেছে
- জায়গা বদলেছে: এক ইউনিট থেকে আরেক ইউনিটে গেছে, কিন্তু রেজিস্টার আপডেট হয়নি
- অচল বা নষ্ট এসেট: ইমপেয়ারমেন্ট বা রাইট-অফের প্রস্তাব
- বছরে কেনা এসেটে সরবরাহকারীর পেমেন্টে উৎসে কর ও ভ্যাট কাটা হয়েছে কিনা
কাজটা আমাদের দিয়ে করাতে চান?
হোয়াটসঅ্যাপে আপনার অবস্থা জানান, কী লাগবে আর কত দিন লাগবে পরিষ্কার করে বলে দেব।
আপনি কী কী হাতে পাবেন
- পরিষ্কার করা ফিক্সড অ্যাসেট রেজিস্টার (Excel আর সফটওয়্যার দুটোতেই)
- প্রতিটা এসেটে লাগানো QR ট্যাগ
- ভেরিফিকেশন রিপোর্ট: পাওয়া, জায়গা বদল, না-পাওয়া, অচল
- অ্যাডজাস্টমেন্ট জার্নাল এন্ট্রির খসড়া, অডিটরের সাথে আলোচনার জন্য
- শ্রেণিভিত্তিক ডেপ্রিসিয়েশন শিডিউল, আর্থিক বিবরণীর নোটের ফরম্যাটে
- চাইলে বার্ষিক লাইসেন্সে রেজিস্টার সফটওয়্যার, যাতে পরের বছর আপনার টিম নিজেই ভেরিফাই করতে পারে
আগে থেকে যা রেডি রাখবেন
- শেষ অডিটেড আর্থিক বিবরণীর ফিক্সড অ্যাসেট শিডিউল
- বর্তমান রেজিস্টার, যে অবস্থায় আছে (Excel, খাতা বা ERP থেকে রিপোর্ট)
- গত দুই-তিন বছরের এসেট ক্রয়ের চালান
- প্রতিটা ইউনিট বা অফিসের একজন যোগাযোগকারী, যিনি জায়গা চেনেন
কাজের ধাপ
- পরিকল্পনাইউনিট আর অফিসের তালিকা, এসেটের আনুমানিক সংখ্যা আর কাজের তারিখ ঠিক করা। প্রথমবার একটা ইউনিট দিয়ে পাইলট।
- রেজিস্টার মেলানোবইয়ের শিডিউল, আগের রেজিস্টার আর ক্রয়ের চালান মিলিয়ে একটা শুরুর তালিকা।
- ট্যাগিং ও স্ক্যানসরেজমিনে প্রতিটা এসেটে QR ট্যাগ লাগানো, ফোনে স্ক্যান করে জায়গা, অবস্থা আর দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যক্তি রেকর্ড করা।
- রিপোর্ট ও এন্ট্রিপাওয়া-না-পাওয়ার রিপোর্ট, অ্যাডজাস্টমেন্টের খসড়া আর ডেপ্রিসিয়েশন শিডিউল ম্যানেজমেন্টের কাছে।
- হস্তান্তররেজিস্টার আর সফটওয়্যার আপনার টিমের হাতে, সাথে এক দিনের প্রশিক্ষণ।
সাধারণ প্রশ্নোত্তর
কত দিন লাগে?
এসেটের সংখ্যা আর ইউনিট কতগুলো তার উপর নির্ভর করে। একটা কারখানা ইউনিটে কয়েকশো এসেট হলে সাধারণত কয়েক দিনের সরেজমিন কাজ আর তারপর রিপোর্ট। পরিকল্পনার সময় লিখিত সময়সূচি দিই।
ভেরিফিকেশনে এসেট না পাওয়া গেলে কী হয়?
আমরা তালিকা আর কারণসহ ম্যানেজমেন্টকে জানাই। কোনটা বই থেকে বাদ যাবে, কোনটা খুঁজে দেখা হবে, সেই সিদ্ধান্ত ম্যানেজমেন্টের। তারপর অডিটরের সাথে আলোচনার জন্য অ্যাডজাস্টমেন্টের খসড়া বানাই।
হিসাবের ডেপ্রিসিয়েশন আর ট্যাক্সের ডেপ্রিসিয়েশন আলাদা রাখা যাবে?
যাবে। রেজিস্টারে দুই সেট হার রাখা যায়: অ্যাকাউন্টিং নীতির হার আর আয়কর আইনের হার। দুটোর পার্থক্য থেকেই ডেফার্ড ট্যাক্সের হিসাব আসে।
আগে কখনো রেজিস্টার রাখা হয়নি। তাও কি করা যাবে?
যাবে। তখন সরেজমিনে পাওয়া এসেট দিয়ে তালিকা শুরু করি, তারপর ক্রয়ের কাগজ আর আগের শিডিউল দিয়ে মূল্য মেলাই। যেগুলোর কাগজ পাওয়া যায় না, সেগুলো আলাদা করে দেখাই।
আপনার হিসাবের কাজ নিয়ে কথা বলুন
প্রথম আলাপ ফ্রি। কাজ শুরুর আগে লিখিত দাম ও সময় পাবেন।
সম্পর্কিত পাতা
ফিক্সড অ্যাসেট রেজিস্টার সফটওয়্যার
QR ট্যাগ, মোবাইল ভেরিফিকেশন, অটো ডেপ্রিসিয়েশন আর অডিট রিপোর্ট। লাইভ ডেমো আছে।
বড় কোম্পানিবছর শেষের ফিজিক্যাল ইনভেন্টরি কাউন্ট
কাউন্টের পরিকল্পনা, টিম, স্ক্যান-ভিত্তিক গণনা, ভ্যারিয়েন্স রিপোর্ট আর অ্যাডজাস্টমেন্ট।
ক্যালকুলেটরডেপ্রিসিয়েশন ক্যালকুলেটর
RB ও SL পদ্ধতিতে বছরভিত্তিক ডেপ্রিসিয়েশন আর লিখিত মূল্যের টেবিল।
ফ্রি টেমপ্লেটফিক্সড অ্যাসেট রেজিস্টার ও ডেপ্রিসিয়েশন শিডিউল: ফ্রি Excel
এসেটভিত্তিক রেজিস্টার, RB ও SL ডেপ্রিসিয়েশন, শ্রেণিভিত্তিক শিডিউল আর ভেরিফিকেশন।
সার্ভিসঅডিটের প্রস্তুতি ও অডিট কো-অর্ডিনেশন
ট্রায়াল ব্যালেন্স পরিষ্কার, রিকনসিলিয়েশন, কনফার্মেশন, শিডিউল আর অডিটরের সব কাগজ।
লিখেছে ইওএমএস হিসাব অ্যাকাউন্টস টিম। সর্বশেষ পর্যালোচনা: । আইন, অর্থ আইন, SRO আর সার্কুলারে নিয়ম বদলায়। এখানে দেওয়া হার ও সীমা কাজে লাগানোর আগে সর্বশেষ সরকারি সূত্র মিলিয়ে নিন।